La règlementation en matière de lutte contre le travail dissimulé impose à tout donneur d’ordre d’exiger, de manière impérative, de ses prestataires et fournisseurs la communication de documents administratifs lors de la conclusion de tout contrat, dès lors que le montant de l’opération est au moins égal à 5.000 euros HT (art. D.8222-1 et suivants du C. du travail).
Cette obligation dite de vigilance reste parfois encore méconnue par les donneurs d’ordre. Or, les sanctions financières encourues peuvent être extrêmement lourdes.
- Donneurs d’ordres concernés
Tous les donneurs d’ordre personnes morales sont concernés par cette obligation de vigilance, peu importe leur statut juridique (sociétés civiles ou commerciales, associations, fondation, groupements, etc.).
2. Fournisseurs / prestataires concernés
L’obligation de vigilance doit être observée à l’égard de tous les prestataires et fournisseurs, quel que soit le statut juridique sous lequel ils interviennent (sociétés, auto-entrepreneurs, etc.), et la formalisation de la relation (contrat, conditions générales de vente…), dès lors que le montant de l’opération atteint 5.000 euros HT.
Cette obligation doit être respectée que ce montant soit atteint dès la conclusion du contrat ou en cours d’exécution de celui-ci. De même, lorsque le prestataire ou fournisseur effectue pour le donneur d’ordre des opérations de nature différentes (ex. : location ou vente de matériel suivi d’une prestation de maintenance), il faut tenir compte du montant cumulé de ces opérations.
3. Contenu de l’obligation de vigilance
- Liste de documents à demander à tout prestataire ou fournisseur :
– une attestation de vigilance, délivrée par l’URSSAF, qui mentionne le nombre de salariés et le total des rémunérations que le prestataire / fournisseur a déclaré lors de sa dernière échéance. Ce document atteste également de son respect des obligations de déclaration et de paiement des charges sociales.
– un document attestant de son immatriculation (extrait K bis ou carte répertoire des métiers, ou tout document équivalent).
La liste des documents à demander à un prestataire établi en France est précisée à l’article D. 8222-5 du C. du travail. Lorsque le prestataire est établi à l’étranger mais exerce une activité en France, la liste des documents à lui demander figure à l’article D. 8222-7 du C. du travail.
- Vérification de l’authenticité de l’attestation de vigilance
La communication de ces documents n’est pas en tant que telle suffisante, il appartient au donneur d’ordre de s’assurer auprès de l’URSSAF de l’authenticité de la déclaration faite par le prestataire.
Pour ce faire, l’attestation émise est sécurisée par un dispositif d’authentification, ce qui permet d’en vérifier l’exactitude par voie dématérialisée, sur le site internet de l’URSSAF, ou sur demande directe par courrier.
Ces documents doivent être exigés à la conclusion du contrat puis tous les 6 mois jusqu’à la fin de la relation contractuelle.
4. Sanctions encourues
En cas de condamnation du prestataire / fournisseur pour délit de travail dissimulé, le donneur d’ordre qui n’est pas en mesure de démontrer qu’il a respecté cette obligation de collecte et de vérification des documents obligatoires est solidairement responsable avec le prestataire / fournisseur du paiement des impôts, taxes et cotisations obligatoires dus par le prestataire / fournisseur au Trésor public et aux organismes de protection sociale.
En outre l’URSSAF procède à l’annulation de l’ensemble des exonérations et réductions des cotisations ou contributions dont le donneur d’ordre a pu bénéficier au titre des rémunérations versées à ses salariés. Cette sanction est toutefois plafonnée à un montant de 75.000 €.
5. Recommandations pratiques
- Afin de garantir le respect de l’obligation de communication par le prestataire, il convient de faire figurer cette obligation, ainsi que la liste des documents obligatoires, dans tous les contrats.
- Insérer dans les contrats une clause prévoyant des sanctions spécifiques en cas de non-respect de ces obligations pour inciter le prestataire à adresser les documents dans les temps requis.
- Mettre en place un suivi permettant d’identifier pour chaque relation contractuelle si le prestataire respecte son obligation dans les délais et de le relancer si les échéances ne sont pas respectées.
- Conserver l’ensemble des documents remis par les prestataires et les éventuelles mises en demeure qui leur sont adressées comme éléments de preuve en cas de contrôle.
Nous sommes à votre disposition si vous souhaitez obtenir un appui dans cette démarche.
