Tout établissement, service ou lieu de vie ou d’accueil peut faire l’objet, à tout moment, d’un contrôle du respect de la réglementation sociale ou médico-sociale, que ce soit suite à des signalements ou à des difficultés récurrentes en matières financière, d’organisation, de fonctionnement, de management ou de gouvernance.
Au titre de leurs prérogatives de police administrative, l’Agence Régionale de Santé, le Conseil départemental, voire le Préfet de département ont la possibilité de diligenter une inspection, de manière programmée ou inopinée :
- lorsque les conditions d’installation, d’organisation ou de fonctionnement présentent des risques susceptibles d’affecter la prise en charge des personnes ou le respect de leurs droits,
- en cas de déséquilibre financier significatif et prolongé ou en cas de dysfonctionnements constatés dans la gestion financière.
Vu les enjeux (suspension, retrait d’autorisation, administration provisoire, sanction budgétaire, réputation, …), il est important de mettre en place une organisation de type gestion de crise pour défendre les intérêts de la structure.
Analyser la lettre de mission
Toute inspection démarre par la remise de la lettre de mission signée par l’autorité qui fixe la base légale, le motif et le périmètre de la mission d’inspection.
Dès réception, nous recommandons de mettre en place un comité de pilotage avec les salariés concernés et l’appui des conseils (Expert comptable et Avocat), afin d’évaluer les risques, de définir un plan d’actions pour se mettre en conformité et de sécuriser le contenu des réponses et des pièces qui seront apportées tout au long de la procédure.
La première action à mener par le comité de pilotage sera d’accuser réception de la lettre, dans les meilleurs délais. A cette occasion, il conviendra d’apporter les premiers éléments de réponses, de communiquer les pièces demandées, de documenter les premières actions correctives envisagées pour remédier à la gravité de certaines carences.
A ce stade, nous recommandons de réclamer les signalements à l’origine de l’inspection et d’acter les désaccords. Par ailleurs, le conseil de la vie sociale devra être informé.
Répondre à la décision administrative provisoire
A l’issue de l’inspection, l’autorité notifie le rapport d’inspection et sa décisionprovisoire exprimée sous forme d’injonctions et de préconisations (à titre d’exemple : assurer la continuité de la fonction de direction, justifier d’une équipe pluridisciplinaire qualifiée, réaliser le projet immobilier convenu, actualiser les documents institutionnels, produire un plan de redressement) et de recommandations (à titre d’exemple : actualiser les protocoles de soins, améliorer leur accessibilité et appropriation par le personnel dans le cadre de formation/information ou définir et mettre en place une stratégie en matière de coopération pour pallier les difficultés de recrutement). Pour toutes ces mesures, un calendrier, pouvant aller jusqu’à 6 mois, est fixé.
Il est important que le comité de pilotage analyse attentivement l’ensemble des mesures correctives notifiées, identifie et coordonne les moyens internes à mobiliser pour les mettre en place, et surtout formalise par écrit toutes les réponses apportées au cours de la procédure. Nous recommandons de mettre en place en interne un outil de suivi des actions et de réunir le comité de pilotage de manière régulière.
A ce stade, la procédure contradictoire est juridiquement engagée, ce qui signifie que la date de notification de la décision constitue le point de départ des délais pendant lesquels la structure inspectée doit, preuve à l’appui, faire connaître ses désaccords et justifier de la réalisation des mesures correctrices attendues.
Le silence gardé par la structure inspectée vaut en effet acceptation des constatations faites par la mission d’inspection, ce qui limiterait les leviers en cas de recours administratif.
Contester la décision administrative définitive
A l’issue de la procédure contradictoire, l’autorité notifie sa décision définitive.
Si elle estime que la structure n’a pas suffisamment rapporté la preuve de la réalisation des mesures correctives, l’autorité peut notamment désigner un administrateur provisoire, suspendre, voire retirer ou transférer l’autorisation.
Il est important de rappeler que la décision définitive n’est pas suspensive, c’est-à-dire qu’elle est exécutoire par la structure inspectée et prend effet immédiatement.
En revanche, la décision définitive n’est pas une fatalité. Il est tout à fait possible d’en contester le bien-fondé, d’autant que les conséquences juridiques et financières peuvent remettre en question la viabilité de l’organisme gestionnaire.
N’hésitez pas à nous solliciter, nous saurons vous conseiller et vous accompagner dans l’évaluation des risques, la préparation, dans les délais impartis, des réponses à apporter et des recours contentieux à envisager.
