Pendant la période d’état d’urgence sanitaire, le recours à la visioconférence est autorisé pour toutes les réunions avec les instances représentatives du personnel, après que l’employeur en ait préalablement informé les membres.
Ce régime dérogatoire prend fin le 30 septembre prochain.
En pratique, cela implique que, dès le 1er octobre prochain, le recours à la visioconférence pour réunir le CSE peut être autorisé par accord entre l’employeur et les membres élus de la délégation du personnel du CSE (art. L.2315-4 C. trav.). A défaut, ce recours est limité à trois réunions par année civile.
Les réunions des instances représentatives du personnel à distance permettent de répondre à de nombreuses problématiques pour l’employeur (dispersion géographique des élus, accueil des élus, facilité d’organisation des réunions). Elles ont également suivi le développement des habitudes du travail à distance avec la crise sanitaire.
Il semble aujourd’hui difficile de revenir aux seules dispositions légales qui envisagent de manière très exceptionnelle les réunions à distance.
A défaut d’accord applicable avant la crise sanitaire, il est judicieux d’engager dès à présent des échanges avec les élus du CSE pour instaurer le recours à la visioconférence.
Ces échanges doivent porter sur les points suivants :
- les modalités du choix des réunions en présentiel ou en visioconférence (choix de l’employeur, choix commun entre les employeurs et les élus) ;
- le dispositif technique mis en place ;
- les modalités de convocation et de remise de l’ordre du jour ;
- les modalités de transmission des informations ;
- le déroulement de la réunion ;
- les modalités d’organisation de l’adoption des résolutions, notamment celles à bulletin secret ;
- les éventuelles exceptions aux réunions à distance (modalités d’opposition des élus (quorum, délai) pour une réunion à distance, thèmes limitatifs pour lesquels une réunion physique serait obligatoire).
La question des réunions hybrides (une partie des élus en présentiel et une autre partie en visioconférence) devra également être traitée dans le cadre de ces échanges.
Cette combinaison des équipements techniques du présentiel avec une plateforme virtuelle est très appréciée des élus. Elle présente toutefois plusieurs difficultés non négligeables :
- le respect de la bienséance en réunion ;
- la gestion de la prise de parole ;
- la gestion du vote ;
- les exigences techniques afin de s’assurer que tous les participants auront accès au même niveau d’information pendant toute la réunion.
L’objectif est d’adapter les procédures d’information et de consultation en conservant un dialogue social de qualité pour que les représentants du personnel puissent exercer leurs prérogatives dans les meilleures conditions possibles.
L’accord entre l’employeur et les membres élus de la délégation du personnel du CSE peut se formaliser par une résolution adoptée en séance.
Les modalités du recours à la visioconférence peuvent également être introduites dans le règlement intérieur de fonctionnement pour les CSE qui en sont dotés. Cette modification devra être adoptée par une résolution en séance.
