Compte tenu des mesures liées à la lutte contre la propagation du COVID-19, les entreprises s’interrogent sur les conditions de poursuite des relations avec leurs représentants du personnel.
- Associer les représentants du personnel à la gestion de la crise
Sur le plan juridique, les obligations incombant aux entreprises dans leurs relations avec les représentants syndicaux et le CSE sont maintenues (réunions ordinaires du CSE et de la CSSCT, négociations annuelles obligatoires, etc.). L’employeur reste tenu, si 2 membres du CSE en présentent la demande motivée, d’organiser une réunion extraordinaire relative à la santé, la sécurité́ et aux conditions de travail des salariés.
Au-delà du respect de ces obligations légales, il est primordial, en cette situation de crise sanitaire majeure, d’associer les élus et représentants syndicaux aux décisions. Aux termes du projet de loi d’urgence, il sera par exemple nécessaire d’obtenir l’adhésion des délégués syndicaux, par accord collectif, pour pouvoir imposer des dates de congés payés aux salariés.
- Organiser les consultations liées aux aménagements de l’activité
La loi d’urgence sanitaire du 23 mars 2020 permet de modifier les modalités d’information et de consultation du CSE, pour lui permettre d’émettre les avis requis dans les délais impartis. Les ordonnances qui seront publiées à partir du 25 mars assoupliront donc certainement les procédures de consultation du CSE, mais ne supprimeront pas pour autant les obligations de consultation, en particulier en cas de :
- recours à l’activité partielle : cette consultation est en principe préalable à la demande effectuée sur le portail du gouvernement, mais une tolérance sera appliquée, et l’avis du CSE pourra être transmis dans les 2 mois suivant la demande ;
- modification importante des conditions de travail (changements de plannings, recours massif au télétravail, ouverture de dispositifs d’urgence, etc.);
- dérogations aux règles relatives à la durée du travail et aux repos (suspension du repos hebdomadaire de 24 heures, dérogation à la durée maximale hebdomadaire moyenne de 44h sur 12 semaines consécutives, etc.).
Avec des représentants confinés, en télétravail ou en arrêt maladie, se pose la question des modalités pratiques de tenue des réunions.
- Adopter le principe de la visioconférence
Les réunions peuvent être organisées à distance et dans les cas exceptionnels où la réunion physique s’imposerait, elle devrait se tenir dans le respect strict des règles de distanciation.
En ce qui concerne plus spécifiquement les réunions du CSE, le gouvernement encourage le recours à la visioconférence pour éviter les contacts physiques. En principe, le Code du travail limite le recours à la visioconférence à 3 réunions par année civile, sauf accord avec les élus en disposant autrement. Dès lors, si les 3 réunions n’ont pas encore eu lieu, et sans accord contraire, l’employeur peut imposer le recours à la visioconférence pour l’ensemble des élus pour la tenue d’une réunion.
En tout état de cause, compte tenu des circonstances, l’employeur peut imposer la visioconférence pour l’ensemble des réunions du CSE, pendant la durée du confinement. Au vu des moyens technologiques, cette visioconférence ne devrait pas poser de difficultés, de nombreuses applications permettant de tenir une réunion à distance (Teams, Skype, GoToMeeting, etc.).
La consultation suppose bien entendu un vote des élus. En visioconférence, les votes peuvent avoir lieu à main levée, ou en s’exprimant à tour de rôle, sous le regard vigilant du secrétaire du CSE qui devra décompter ces votes sur le procès-verbal. En revanche, les consultations nécessitant un vote à bulletins secrets (licenciement d’un salarié protégé par exemple) ne peuvent valablement être réalisées en visioconférence qu’à des conditions très strictes : le système retenu doit assurer la confidentialité des données transmises ainsi que la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification, de l’émargement, de l’enregistrement et du dépouillement des votes. A défaut de pouvoir mettre en place un tel système, la consultation devra être organisée en présentiel, ou reportée à une date ultérieure.
Attention : la simple conférence téléphonique n’est pas autorisée. L’article D. 2315-1 du Code du travail indique d’ailleurs que le dispositif technique de visioconférence « garantit l’identification des membres du comité et leur participation effective, en assurant la retransmission continue et simultanée du son et de l’image des délibérations ».
Ce principe de recours à la visioconférence est transposable aux réunions de négociation avec les délégués syndicaux. Pour la signature d’accords collectifs, l’idéal est de recourir à la signature électronique sécurisée qui permet d’authentifier son auteur. Cependant, ce procédé peut s’avérer lourd à mettre en place, c’est pourquoi sera tolérée une signature sur un même document, scanné et envoyé à tour de rôle par les signataires.
A titre exceptionnel, si des circonstances particulières le justifient, une réunion physique peut être envisagée à condition de respecter le mètre de distance de sécurité entre chaque participant et de munir les élus des équipements adéquats.
