Compte tenu des mesures liées à la lutte contre la propagation du COVID-19, l’ordonnance n° 2020-321 du 25 mars 2020 prévoit des mesures dérogatoires afin de permettre aux personnes morales de droit privé d’assurer la tenue de leur instance de gouvernance.
Cette ordonnance simplifie les règles applicables à la tenue et aux délibérations des assemblées générales et conseils d’administration des personnes morales de droit privé (sociétés commerciales, GIE, associations, fondations, groupement…) qui se tiendraient entre le 12 mars 2020 et le 31 juillet 2020.
Ces mesures dérogatoires s’appliquent dès lors qu’il n’est pas possible de tenir l’assemblée ou le conseil d’administration dans des conditions normales liées aux mesures administratives prises (ex : fermeture d’un lieu ou regroupement d’un nombre de personnes dépassant le seuil autorisé).
Il appartient à la personne ou à l’organe compétent pour convoquer l’instance concernée de décider s’il souhaite ou non appliquer ces mesures dérogatoires.
Adaptation des règles de convocation et de communication
L’Ordonnance autorise que les membres soient avisés de la tenue d’une assemblée par tout moyen permettant d’assurer leur information effective de la date et de l’heure de l’assemblée ainsi que des conditions dans lesquelles ils pourront exercer leur droit de vote. La convocation par courrier électronique est donc possible.
L’Ordonnance permet de transmettre aux membres, par courrier électronique, tous les documents et informations nécessaires à la prise de décision pour les points mis à l’ordre du jour des instances, sous réserve que le membre indique dans sa demande d’information l’adresse électronique à laquelle les documents peuvent lui être envoyés.
Simplification des règles de visioconférence
L’Ordonnance autorise que les assemblées générales et conseils d’administration puissent se tenir par visioconférence, et tout autre moyen de télécommunication, et ce même si les statuts ne le prévoient pas, voire l’interdisent.
Dans ce cas, pour le calcul du quorum et de la majorité, la règle est que sont réputés présents les membres qui participent par un moyen téléphonique ou audiovisuel permettant leur identification.
Les moyens de visioconférence ou de télécommunication doivent garantir l’intégrité et la qualité des débats, assurer l’identification des actionnaires ou associés, ainsi que le décompte des votes.
Ces règles s’appliquent quel que soit l’objet de la décision sur laquelle l’assemblée ou le conseil d’administration est appelé à statuer.
Adaptation des règles de consultation écrite
Les règles sont différentes pour les assemblées générales et les conseils d’administration :
- Pour les assemblées générales, les personnes morales de droit privé peuvent recourir à la consultation écrite lorsque celle-ci est déjà prévue par la loi (ex: sociétés civiles et sociétés commerciales), et ce même si les statuts ne le prévoient pas. Pour les associations déclarées, dans la mesure où la loi du 1er juillet 1901 et son décret d’application ne le prévoient pas, une consultation écrite pourra être mise en œuvre si cela est prévu par les statuts. Pour les associations reconnues d’utilité publique, un vote à distance peut être prévu par les statuts.
- Pour les conseils d’administrations, l’Ordonnance permet la mise en œuvre d’une consultation écrite, que celle-ci soit déjà prévue par la loi ou les dispositions réglementaires ou non, et sans qu’une clause des statuts ou du règlement intérieur soit nécessaire à cet effet ni ne puisse s’y opposer.
Ces règles s’appliquent quel que soit l’objet de la décision sur laquelle l’assemblée ou le conseil d’administration est appelé à statuer.
Des dispositions réglementaires venant préciser celles de l’ordonnance sont attendues dans les prochains jours.
